به گزارش خبرگزاری«حوزه»، حجت الاسلام مهدوی با اشاره به راه‌اندازی سامانه جامع ارتباطات مرکز خدمات(سجا) گفت: ارتباط با جامعه هدف همواره دغدغه مهمی برای سازمان‌ها بوده است و امروزه مراکز ارتباطی توانسته‌اند نقش مهمی در حل این مشکل داشته باشند.
وی درباره فلسفه راه‌اندازی سامانه سجا بیان کرد: مرکز خدمات با هدف پوشش دادن تمامی انتظارات جامعه هدف خود از طریق بسترهای ارتباطی، سرویس‌های مختلفی را ایجاد کرده است که برای پشتیبانی از این سرویس‌ها نیازمند راه‌اندازی سامانه‌ای برای پاسخگویی به سؤالات مراجعین بوده است.
مدیرکل فناوری اطلاعات مرکز خدمات ادامه داد: سامانه سجا در مرحله اول با هدف پشتیبانی از سامانه سخا (service.csis.ir) راه‌اندازی شد تا طلبه‌هایی که به این سامانه مراجعه می‌کنند در زمان مواجهه با مشکل از سامانه سجا راهنمایی‌های لازم را دریافت کنند.
وی ابراز داشت: با توجه به ارائه خدمات گسترده در مرکز خدمات، روزانه تماس‌های بسیاری با مرکز صورت می‌گیرد که گه گاهی توان پاسخگویی به‌ تمامی تماس‌ها وجود نداشت، ازاین‌ رو پیشنهاد دادیم که این تماس‌ها به‌صورت متمرکز توسط کاربران حرفه‌ای پاسخ داده شود که مورد استقبال قرار گرفت.
حجت الاسلام  مهدوی با بیان اینکه تمامی طلاب و روحانیون سراسر کشور می‌توانند با گرفتن شماره تلفن 31200-025 به سامانه سجا متصل شوند. گفت: خدمات این سامانه جدید صرفاً خدمات اپراتوری نبوده و به پاسخگویی تلفن محدود نشده است و در حال حاضر خدماتی همچون ارائه راهنمای گویا بخش‌های مختلف مرکز و همچنین ثبت و انجام برخی درخواست‌های طلاب از بستر تلفن به‌صورت 24 ساعته در این سامانه ارائه می‌گردد.
مدیرکل فناوری اطلاعات مرکز خدمات به بخش خدمات تلفنی در این سامانه اشاره کرد و افزود: علاوه بر استفاده از خدمات راهنمای صوتی، طلاب و روحانیون می‌توانند ضمن تماس با این سامانه از یک سری از خدمات مرکز در بستر تلفن نیز استفاده کنند. به طور مثال در گذشته، درخواست تغییر شماره موبایل درج شده در پرونده پذیرشی طلاب سراسر کشور صرفاً از طریق مراجعه حضوری و یا سامانه سخا صورت می‌گرفت که در حال حاضر طلاب می‌توانند حتی با گذشت پاسی از شب و یا بدون دسترسی به اینترنت و سامانه سخا، از طریق ورود به بخش "خدمات تلفنی" سامانه سجا نسبت به ثبت درخواست تغییر شماره موبایل خود اقدام نمایند.
وی با بیان اینکه تلفن بالاترین ضریب نفوذ در کشور را دارد گفت: طلبه‌ها در این سامانه نام کاربری و رمز ورود دریافت می‌کنند و می‌توانند با این نام کاربری از خدمات تلفنی مرکز استفاده کنند.
حجت الاسلام مهدوی تصریح کرد: طلاب و روحانیون در ساعات اداری می‌توانند با سامانه سجا تماس گرفته و سؤالات خود را مطرح کنند ولی پس از ساعت اداری و در هر ساعت شبانه‌روز می‌توانند تماس گرفته و از خدمات سامانه تلفن گویا استفاده کنند.
وی با اشاره به بخش راهنمای گویا قوانین واحدهای مختلف مرکز افزود: در این بخش تماس گیرندگان با یک تلفن گویا مواجه می‌شوند که راهنمایی‌های لازم را به‌صورت تلفنی ارائه می‌دهد. برای مثال اگر متقاضیان در مورد تمدید پرونده سؤالی داشته باشند از طریق شماره‌های اعلام شده و انتخاب شماره مورد نظر به شاخه تمدید پرونده متصل می‌شوند و سپس صوت مشخصی در مورد موضوع مورد نظر برای آنها پخش می‌شود.
وی با بیان اینکه تاکنون تنها 19 هزار نفر از راهنمای صوتی استفاده کرده‌اند گفت: این آمار نشان می‌دهد جامعه هدف مرکز علاقه به استفاده از راهنمای صوتی ندارند و تمایل دارند به‌جای پیام صوتی با یک انسان ارتباط داشته باشند.
وی در ارتباط با شاخه "ارتباط با کارشناسان پاسخگویی مرکز تماس سجا" گفت: در این بخش پس از برقراری تماس و در مرحله اول با توجه به تعداد تماس‌های ورودی و کاربران پاسخ دهنده، صفی برای تماس گیرندگان برای انتظار اعلام می‌شود و در مرحله بعد درصورتی‌که تماس گیرنده تمایل داشته باشد می‌تواند به کاربران پاسخ دهنده سامانه متصل شود و سؤالات خود را مطرح کند و پس از برقرار شدن تماس در ابتدای امر یک پرونده الکترونیکی برای او باز شده و مشکل مطرح شده جهت هرگونه پیگیری‌های احتمالی آتی، ثبت می‌شود.
حجت الاسلام مهدوی با اشاره به اینکه پیش‌بینی می‌شود کاربران سامانه سجا حدود 80 درصد از تماس‌های ورودی را پاسخ دهند، گفت: کاربران سامانه سجا به‌صورت گام به گام با تمام فعالیت‌های مرکز آشنا شده و آموزش‌های لازم را برای پاسخگویی به سؤالات دیده‌اند و می‌توانند به اکثر سؤالات مطرح شده در همان زمان برقراری تماس پاسخ دهند.
وی اذعان داشت: اگر به هر دلیلی کاربران سامانه قادر به پاسخ‌گویی به سؤال مطرح شده نباشند این درخواست ثبت شده و به بخش تخصصی ارجاع داده می‌شود و پس از دریافت پاسخ توسط همان کاربر به‌صورت تلفنی به اطلاع طلبه رسانده می‌شود.
مدیرکل فناوری اطلاعات مرکز خدمات با بیان اینکه بیشتر پرونده‌ها مربوط به بخش بیمه تکمیلی و عمر و سپس وام قرض‌الحسنه است گفت: فراوانی برخی سؤالات و تحلیل دلایل آن باعث شد که بخشی به نام سؤالات متداول در سامانه سخا راه‌اندازی شود، در این بخش 40 سؤال متداول با پاسخ کامل مطرح شده و تاکنون بیش از 118 هزار بار بازدید داشته است.
وی تهیه راهنمای خدمات مرکز را یکی دیگر از اقدامات کاربران این سامانه عنوان کرد و افزود: کاربران سامانه سجا راهنمای کامل خدمات مرکز و هر سرویس جدیدی که ارائه می‌شود را تهیه کرده و در سامانه سخا در اختیار طلاب قرار می‌دهند تا طلبه قبل از مراجعه به مرکز تماس این راهنما را مطالعه کند.
حجت الاسلام  مهدوی تصریح کرد: وقتی سؤالات مطرح شده در مورد یک خدمت زیاد باشد متوجه می‌شویم که اطلاع‌رسانی در مورد این خدمت کامل نبوده است و یا اینکه فرایند پیچیده‌ای دارد که می‌توانیم با شناسایی این مشکلات نسبت به اصلاح این روند و رفع مشکلات اقدام کنیم.
وی به برنامه‌های آینده اداره کل فناوری اطلاعات در بحث خدمات غیرحضوری اشاره کرد و گفت: راه‌اندازی نرم‌افزار تلفن همراه و چت آنلاین از دیگر برنامه‌های در دست اقدام مرکز خدمات در راستای ارائه خدمات غیرحضوری به طلاب و روحانیون است و در آینده نزدیک این برنامه‌ها اجرایی خواهد شد.
مدیر کل فناوری اطلاعات مرکز خدمات گفت: از ابتدای سال جاری تا کنون بیش از 210 هزار نفر با این سامانه تماس گرفته‌اند و کاربران مرکز نیز بیش از 8 هزار بار با طلاب و روحانیون برای پاسخ به سؤالات مطرح شده تماس گرفته‌اند.